Ako spôsobíte, že správy MS Access vyzerá profesionálne?

Tu je komplexný sprievodca, aby vaše správy MS Access vyzerali profesionálne, pokrývajú dizajn, formátovanie a osvedčené postupy:

1. Návrh základov

* Účelom: Predtým, ako začnete, definujte účel správy. Zameriavate sa na súhrnný prehľad, podrobnú analýzu alebo konkrétnu prezentáciu údajov?

* Cieľové publikum: Kto bude čítať správu? Prispôsobte návrh na úroveň porozumenia a očakávaní.

* Organizácia údajov:

* logické zoskupenie: Dáta súvisiace so skupinami pomocou hlavičiek, medzisúčt a prestávok stránok. To zlepšuje čitateľnosť a porozumenie AIDS.

* stručné stĺpce: Vyhnite sa príliš širokým stĺpcom. V prípade potreby rozdeľte veľké súbory údajov na viacero správ.

* biely priestor: Prijmite biely priestor (prázdne oblasti), aby ste sprevádzali oko čitateľa a zabránili vizuálnemu neporiadku.

2. Formátovanie pre dopad

* fonts:

* Konzistencia: Použite maximálne dve písma, jedno na nadpisy a druhé na text tela.

* Letba: Vyberte si pre text tela jasné, sans-serif písma ako Arial, Helvetica alebo Calibri. Na tituly používajte dekoratívnejšie písmo (Times New Roman, Garamond).

* veľkosť písma:

* hierarchia: Na vytvorenie jasnej vizuálnej hierarchie (napr. Väčšia pre nadpisy, menšie pre text tela) použite rôzne veľkosti písma.

* Čítateľnosť: Uistite sa, že všetok text je ľahko čitateľný-veľkosť písma 10-12 PT je všeobecne vhodná pre text tela.

* Farba:

* Limited paleta: Vyberte obmedzenú farebnú paletu (2-3 farby), aby ste si udržali konzistentnosť a vyhli rozptýleniu.

* Úmyselné použitie: Použite farbu na zvýraznenie kľúčových informácií alebo na rozlíšenie dátových bodov.

* Finblind priateľské: Vyhnite sa samotnej farbe na sprostredkovanie informácií, pretože niektorí diváci môžu mať ťažkosti s rozlíšením farieb.

* zarovnanie:

* Konzistencia: Zarovnajte prvky dôsledne pre čistý a profesionálny vzhľad.

* Zarovnanie vľavo: Všeobecne platí, že text tela vľavo. Nadpisy stredu a podnadpisy.

* Pravá zarovnanie: Zarovnajte čísla doprava pre čitateľnosť.

* rozstup:

* Dvojité rozmiestnenie: Na zlepšenie čitateľnosti použite dvojitý rozstup pre text tela.

* Jedno miesto: Používajte pre nadpisy a tabuľky jednoduchá medzeru.

* marže:

* Profesionálny vzhľad: Na profesionálny vzhľad použite štandardné marže (1 palec).

* prístupnosť: Zaistite dostatočné marže pre čitateľnosť.

3. Tabuľky a grafy

* Tabuľky:

* Čisté nadpisy: Pre každý stĺpec použite popisné nadpisy.

* Zarovnanie údajov: Zarovnajte údaje konzistentne v stĺpcoch (čísla pravého zosilneného, ​​text vľavo vyrovnaný).

* hranice: Používajte hranice uvážlivo - príliš veľa hraníc môže spôsobiť, že stôl vyzerá preplnený.

* grafy:

* Vhodný typ: Vyberte typ grafu, ktorý je najvhodnejší pre údaje (stĺpcový graf, čiara, graf koláča atď.).

* Clarity: Pre sekery a dátové body použite jasné opisné štítky.

* Farba: Vyberte farby, ktoré sú vizuálne príťažlivé, a vylepšujte čitateľnosť.

4. Správy s Impact

* hlavičky a päty:

* Názov správy: Zahrňte stručný a informatívny názov správy.

* dátum a čas: Pridajte dátum a čas na presnosť a sledovanie.

* čísla strán: Zahrňte čísla stránok pre ľahkú navigáciu.

* Vizuálna príťažlivosť:

* obrázky: Zvážte použitie relevantných obrázkov alebo log, aby ste zvýšili vizuálny záujem.

* Pozadie: Pomocou jemnej farby alebo vzoru na pozadí vytvorte leštenejší vzhľad.

* Prispôsobenie:

* Vlastnosti správy: Pomocou dialógového okna Vlastnosti prehľadu prispôsobíte nastavenia prehľadov vrátane okrajov, orientácie papiera a ďalších.

* hlavičky skupiny/päty: Pridajte hlavičky skupiny a päty na zhrnutie údajov v rámci skupín.

5. Ďalšie tipy

* Preview: Pred vytlačením alebo zdieľaním dôkladne prezerajte svoju správu, aby ste zachytili akékoľvek chyby formátovania.

* Možnosti tlače: Vyberte vhodné nastavenia tlače pre svoju správu vrátane veľkosti papiera, orientácie a škálovania.

* korektne opatrne: Korektujte svoju správu pre pravopis, gramatiku a faktické chyby.

Príklad:Vytvorenie profesionálnej správy o súhrne predaja

1. Účel: Zhrňte mesačný predajný výkon.

2. Publikum: Manažéri a vedúci pracovníci.

3. údaje: Údaje o predaji z tabuľky s názvom „Predaj“.

4. dizajn:

* nadpis: „Mesačná správa o predaji“ v Arial, 16pt, sústredená.

* dáta: Tabuľka so stĺpcami pre „mesiac“, „predajca“, „celkový predaj“ a „priemerný predaj“.

* graf: Barový graf ukazujúci celkový predaj predajcom.

* Formátovanie: Konzistentné písma, obmedzená farebná paleta (modrá a šedá), ľavicový text a profesionálne pozadie.

Dodržiavaním týchto tipov a použitím kombinácie dizajnérskych prvkov môžete vytvoriť profesionálne vyzerajúce správy MS Access, ktoré efektívne oznamujú informácie a zanechávajú pozitívny dojem na vaše publikum.

• Predchádzajúca strana: Ako máte výpočty v MS Access? 
• Ďalšia strana: Aký druh aplikácie v MS Access?