Čo je automatizovaný dokument?

Automatizovaný dokument je dokument, ktorý sa vytvára, aktualizuje alebo upravuje automaticky, zvyčajne pomocou softvéru alebo systému. To je v kontraste s dokumentom, ktorý ručne vytvoril človek. Automatizácia môže zahŕňať rôzne aspekty životného cyklu dokumentu vrátane:

* Generácia: Celý dokument sa vytvára automaticky na základe údajov z iných zdrojov (napr. Správa vygenerovaná z databázy).

* Populácia: Už existujúce šablóny sú vyplnené údajmi z externých zdrojov (napr. Prispôsobený marketingový e-mail s vloženými údajmi o zákazníkoch).

* Aktualizácia: Existujúce dokumenty sa automaticky aktualizujú novými informáciami (napr. Zoznam zásob, ktorý automaticky odráža zmeny v úrovni zásob).

* Formátovanie: Rozloženie a formátovanie dokumentu sa automaticky upravuje na základe určitých podmienok (napr. Dynamicky veľkosti tabuľky veľkosti).

* Distribúcia: Dokumenty sa automaticky odosielajú príjemcom (napr. Faktúry odoslané e -mailom po dokončení objednávky).

Príklady automatizovaných dokumentov zahŕňajú:

* Generované správy: Správy o predaji, účtovné výkazy, správy o inventári atď.

* Prispôsobené e -maily: Marketingové e -maily, potvrdenia objednávky, informačné bulletiny atď.

* Faktúry a príkazy: Fakturačné dokumenty automaticky vytvorené a odosielané klientom.

* zmluvy: Dokumenty s konkrétnymi ustanoveniami automaticky generované na základe preddefinovaných pravidiel.

* Právne dokumenty: Jednoduché právne dokumenty, ako je NDA, vyplnené konkrétnymi detailmi extrahovanými z databázy.

Úroveň automatizácie sa môže výrazne líšiť. Niektoré dokumenty môžu byť plne automatizované, zatiaľ čo iné môžu mať automatizované iba určité diely (napr. Vkladanie údajov do šablóny). Kľúčom je, že niektoré aspekty vytvorenia alebo riadenia dokumentu sa rieši skôr systémom ako človekom.

• Predchádzajúca strana: Môže byť zošit vložený príkazom vložky? 
• Ďalšia strana: Koľko dokumentov v IGB?