Ako e -mailom sú príliš veľké dokumenty?

Ak máte príliš veľký dokument na odoslanie ako priamy e -mailový príloha, tu je rozpis metód, ktoré môžete použiť, spolu s ich výhodami a nevýhodami:

1. Cloudové úložné služby (najbežnejšie a odporúčané)

* Ako to funguje: Nahrajte súbor do služby cloudového úložiska, ako je Disk Google, Dropbox, OneDrive, ICLoud Drive alebo Box. Potom zdieľajte odkaz na tento súbor s príjemcom. Môžete ovládať, kto má prístup a či môžu upravovať alebo len prezerať.

* klady:

* Zvláda veľké súbory: Tieto služby sú navrhnuté pre veľké súbory (často až do niekoľkých GB, v závislosti od vášho plánu).

* Funkcie spolupráce: Umožňuje ľahkú spoluprácu, ovládanie verzií a komentáre (najmä Disk Google a Dropbox).

* Zabezpečenie: Ponúka bezpečnostné funkcie, ako je ochrana heslom, dátumy exspirácie na odkazoch a prístupové povolenia.

* pohodlie: Ľahko sa používa pre odosielateľa aj príjemcu. Väčšina ľudí už má účet s aspoň jednou z týchto služieb.

* Nie je potrebné komprimovať: Nemusíte komprimovať súbor a udržiavať jeho pôvodnú kvalitu.

* Kompatibilita v krížovej platforme: Pracuje na akomkoľvek zariadení s webovým prehliadačom a podporou aplikácií.

* nevýhody:

* vyžaduje účet: Vy aj príjemca by ste v ideálnom prípade mali mať účet s vybranou službou (hoci veľa služieb umožňuje prezeranie/sťahovanie bez účtu s obmedzenou funkciou).

* Limity úložiska: Bezplatné účty majú obmedzený úložný priestor. Možno budete musieť upgradovať na platený plán pre väčšie súbory alebo na časté použitie.

* Obavy na ochranu osobných údajov: Uvedomte si zásady ochrany osobných údajov poskytovateľa cloudového úložiska. Použite silné heslá a povoľte dvojfaktorové overenie.

* Kroky:

1. Vyberte službu: Vyberte službu cloudového úložiska.

2. Nahrajte súbor: Nahrajte veľký dokument do svojho cloudového úložiska.

3. Zdieľajte odkaz: Generujte zdieľateľný odkaz pre súbor.

4. nastavte povolenia (dôležité): Rozhodnite sa, kto má prístup k súboru (ktokoľvek s odkazom alebo konkrétnymi ľuďmi). Rozhodnite sa, či môžu zobraziť iba, komentovať alebo upravovať.

5. Pošlite odkaz: Vložte odkaz do svojej e -mailovej správy a pošlite ho.

2. Služby prenosu súborov (dobré pre jednorazové prevody)

* Ako to funguje: Jedná sa o webové služby špeciálne na prenos veľkých súborov. Nahráte súbor a služba poskytuje odkaz, ktorý e -mailom e -mailom príjemcovi. Príjemca sťahuje súbor v určitom časovom rámci.

* Príklady:

* Wetransfer:Jednoduchý a populárny. Bezplatná verzia má obmedzenia o veľkosti súboru a trvaní úložiska.

* Smash:Ďalšia ľahko použiteľná možnosť so zameraním na vizuálnu prezentáciu.

* Transferxl:Ponúka šifrované prevody.

* Odosielajte kdekoľvek:môžete odosielať súbory priamo na zariadenia pomocou kľúča.

* klady:

* ľahko použiteľné: Veľmi priamočiara, zvyčajne len pretiahnite a drop súbor.

* Žiadny účet (často): Mnoho služieb vám umožňuje odosielať súbory bez vytvorenia účtu.

* Veľká podpora súborov: Dobre spracováva veľké súbory.

* nevýhody:

* Čas ukladania: Súbory sú zvyčajne k dispozícii iba na obmedzený čas (napr. Týždeň) pred odstránením.

* reklama: Bezplatné služby môžu zobrazovať reklamy.

* Zabezpečenie: Zatiaľ čo niektorí ponúkajú šifrovanie, buďte opatrní v oblasti bezpečnosti menej známych služieb.

* menšie ovládanie: Vo všeobecnosti máte menšiu kontrolu nad povoleniami prístupu v porovnaní so službami úložiska v cloude.

* Kroky:

1. Vyberte službu: Vyberte službu prenosu súborov.

2. Nahrajte súbor: Nahrajte súbor do služby.

3. Získajte odkaz: Služba vygeneruje odkaz na stiahnutie.

4. Pošlite odkaz: Vložte odkaz do svojho e -mailu a pošlite ho.

3. Kompresia (súbory ZIP)

* Ako to funguje: Komprimujte súbor do archívu ZIP. To znižuje veľkosť súboru, niekedy dosť na to, aby sa zmestili do limitov prílohy e -mailu.

* klady:

* jednoduché a vstavané: Väčšina operačných systémov má vstavané nástroje na kompresiu ZIP (Windows, MacOS).

* zachováva obsah súborov: Archív ZIP obsahuje všetky pôvodné súbory a priečinky.

* nevýhody:

* Redukcia obmedzenej veľkosti: Množstvo kompresie závisí od typu súboru. Niektoré typy súborov (napríklad PDFS, JPEG a videá) sú už komprimované, takže neuvidíte výrazné zníženie.

* môže byť stále príliš veľký: Dokonca aj po kompresii môže súbor stále prekročiť limity prílohy e -mailu.

* príjemca sa musí rozbaliť: Príjemca musí mať softvér na rozbalenie súboru.

* nerieši základný problém: Nie je to v poriadku, ak potrebujete často zdieľať veľké súbory.

* Kroky:

1. Komprimujte súbor: Kliknite pravým tlačidlom myši na súbor (alebo priečinok obsahujúci súbory) a vyberte možnosť „Compress to Zip File“ (Windows) alebo „Compress“ (MacOS).

2. Pripojte sa k e -mailu: Pripojte súbor ZIP k svojmu e -mailu.

4. Rozdelenie súboru (menej odporúčané)

* Ako to funguje: Rozdeľte veľký súbor na menšie časti. Pošlite každú časť ako samostatnú e -mailovú prílohu. Príjemca musí znova zostaviť časti.

* klady:

* sa vyhýba službám Cloud/Tretia strany: Ak máte obavy z používania cloudového úložiska alebo iných služieb.

* nevýhody:

* nepohodlné: Časovo náročné pre odosielateľa aj príjemcu.

* Chyba náchylné: Ľahko sa robia chyby pri štiepení a opätovnom zložení.

* vyžaduje špeciálny softvér: Pripojte sa k špeciálnemu softvéru, aby sa pripojil k rozdeleným súborom špeciálny softvér.

* menej bezpečné: Ťažšie chrániť jednotlivé časti.

* Ak je to možné, vyhnite sa tejto metóde ; Cloudové úložisko alebo služby prenosu súborov sú oveľa lepšie možnosti. Ak musíte * použiť túto metódu, zvážte použitie nástroja na rozdelenie súborov, ktorý do každej časti pridáva kontrolné súčty, aby ste sa uistili, že sú správne zostavené.

5. Pomocou vstavaného veľkého odosielania súborov e-mailom (obmedzené)

* Ako to funguje: Niektorí e-mailoví klienti (napríklad Outlook, niekedy Gmail s integráciou Disk Google) majú vstavané funkcie, ktoré automaticky nahrávajú veľké prílohy k svojim príslušným cloudovým službám a vložia odkaz do e-mailu.

* klady:

* Pohodlné (ak je podporované): Tento proces sa väčšinou zaobchádza s automaticky e -mailovým klientom.

* Bezproblémová integrácia: Funguje priamo v rámci vášho e -mailového klienta.

* nevýhody:

* Obmedzená podpora: Nie všetci e -mailoví klienti majú túto funkciu.

* V závislosti od poskytovateľa e -mailov: Spolieha sa na cloudové úložisko poskytovateľa e -mailov (napr. Disk Google pre Gmail).

* menšie ovládanie: Možno budete mať menšiu kontrolu nad povoleniami na prístup.

Výber najlepšej metódy

* pre časté zdieľanie veľkých súborov a spolupráce: Služby Cloud Storage (Disk Google, Dropbox, OneDrive) sú najlepšou voľbou.

* pre jednorazový prenos veľkého súboru: Služby prenosu súborov (WeTransfer, Smash) sú ideálne.

* Ak je súbor iba príliš veľký: kompresia (zip) môže stačiť.

* Vyhýbajte sa rozdeleniu súborov, pokiaľ nie je absolútne nevyhnutné.

* Zvážte technické zručnosti príjemcu a prístup na internet. Ak nie sú spokojní s používaním cloudových služieb, môže byť najlepšou voľbou služba prenosu súborov.

Dôležité úvahy pre všetky metódy

* Zabezpečenie: Vždy buďte na pamäti bezpečnosti. Používajte silné heslá, povoľte dvojfaktorovú autentifikáciu na svojich účtoch cloudového úložiska a buďte opatrní pri zdieľaní citlivých informácií. Ak používate službu prenosu súborov, skontrolujte ich bezpečnostné pravidlá. Ak je k dispozícii, použite ochranu heslom na zdieľanom odkaze.

* Ochrana: Uvedomte si zásady ochrany osobných údajov služieb, ktoré používate.

* komunikácia: Jasne vysvetlite príjemcovi, ako získať prístup k súboru. Zahrňte pokyny, ako sťahovať, rozbaliť alebo zobraziť súbor.

* Limity veľkosti súboru: Uvedomte si limity veľkosti súboru akejkoľvek služby, ktorú používate.

* Alternatívna komunikácia: Zvážte, aby ste príjemcovi informovali inú metódu, napríklad textovú správu alebo telefónny hovor, že ste im poslali odkaz na veľký súbor, aby ste sa vyhli strate v spamovom filtri.

Pochopením týchto metód si môžete zvoliť najlepší prístup na rýchle, bezpečne a pohodlne odosielanie vašich veľkých dokumentov.

• Predchádzajúca strana: Ako môžete poslať súbor dokumentu prostredníctvom e -mailu? 
• Ďalšia strana: Prečo sa formát PDF bežne používa na e -mailové prílohy?