Aké dokumenty potrebujete na zabezpečenie správneho dizajnu tabuľky?

Máte pravdu na premýšľanie o dokumentácii potrebnej pre tabuľkový dizajn! Pomáha, aby tabuľka bola zrozumiteľná, udržiavala a opakovane použiteľná. Tu je zrútenie toho, čo budete potrebovať a prečo:

Základná dokumentácia:

1. Požiadavky na projekt:

- Účel: Aká je tabuľka? Aké problémy to vyrieši?

- Cieľové používatelia: Kto bude používať tabuľku? Aká je ich úroveň zručností?

- Zdroje údajov: Odkiaľ pochádzajú údaje? Ako často sa bude aktualizovať?

- výstupy: Aké informácie je potrebné vygenerovať? V akých formátoch?

- obmedzenia: Existujú nejaké obmedzenia týkajúce sa typov údajov, vzorcov alebo formátovania?

2. Dátový slovník:

- hlavičky stĺpcov: Jasný popis každého stĺpca v tabuľke.

- Typy údajov: Definujte typy údajov pre každý stĺpec (napr. Text, čísla, dátumy).

- jednotky: Ak je to možné, špecifikujte jednotky merania (napr. Doláre, metrov).

- Dátové rozsahy: Definujte prípustné hodnoty pre každý stĺpec (napr. Vekové rozpätie, kategórie produktov).

- Dátové vzťahy: Opíšte akékoľvek vzťahy medzi stĺpcami (napr. Jednotlivým, krížové odkazy).

3. Definície vzorcov:

- Popisy vzorcov: Vysvetlite účel a logiku každého použitého vzorca.

- referencie: Uveďte bunky, na ktoré sa odkazuje v každom receptúre.

- predpoklady: Uveďte všetky predpoklady uskutočnené vo výpočtoch vzorcov.

- Príklady: Uveďte príklady výpočtov na ilustráciu správania vzorca.

4. rozloženie a formátovanie:

- štruktúra hárku: Opíšte organizáciu tabuľky (napr. Samostatné listy pre údaje, výpočty, výstupy).

- Formátovanie: Určite pokyny pre formátovanie (napr. Písma, farby, zarovnanie buniek).

- grafy a grafy: Opíšte všetky grafy alebo grafy použité v tabuľke.

5. Používateľská príručka:

- Pokyny: Poskytnite podrobné pokyny na použitie tabuľky.

- Tipy a triky: Ponúknite užitočné rady na maximalizáciu funkcií tabuľky.

- Riešenie problémov: Riešiť bežné problémy a poskytovať riešenia.

Dodatočná dokumentácia (voliteľná, ale prospešná):

* Pravidlá overenia údajov: Definujte pravidlá na zadávanie údajov, aby sa zabezpečila presnosť a konzistentnosť.

* Manipulácia s chybami: Dokumentujte, ako sa zistia a spracúvajú chyby.

* Ovládanie verzií: Udržiavajte históriu zmien vykonaných v tabuľke.

* Slovník: Definujte všetky technické výrazy použité v tabuľke.

Tipy pre efektívny dizajn tabuľky:

* Udržujte to jednoduché: Vyhnite sa zbytočnej zložitosti.

* Použite popisné názvy: Zničte a zrozumiteľné hlavičky stĺpcov a názvy hárkov.

* dôkladne test: Oveľte tabuľku pomocou rôznych dátových scenárov.

* Účinne komunikujte: Zdieľajte dokumentáciu so všetkými používateľmi.

Tým, že si budete môcť zdokumentovať dizajn tabuľky, vytvoríte robustnejší a udržiavateľný nástroj, ktorý sa ľahšie používa a porozumel.

• Predchádzajúca strana: Ako vytvoríte súhrnnú správu z mnohých tabuliek v programe Excel? 
• Ďalšia strana: Aký je príklad komplexného vzorca v tabuľke?