Nevýhody používania e-mailu na komunikáciu v spoločnosti

E-mail, ktorý sa používa efektívne, môže byť lacnou a účinnou metódou komunikácie v rámci spoločností. Mnoho vecí sa však môže počas cesty pokaziť v dôsledku charakteru e-mailu. Komplexné zásady týkajúce sa e-mailov môžu pomôcť určiť správne používanie e-mailov, ale aj tento krok stále ponecháva priestor na neefektívnosť a medzery v komunikácii.

Chybná komunikácia

E-mail ako forma písomnej komunikácie neprichádza so všetkými dôležitými neverbálnymi narážkami zodpovednými za väčšinu nášho porozumenia. Výsledkom je, že sarkazmus, humor a silné emócie sa čitateľovi často nestretnú dobre. Niekedy to funguje opačne, keď čitateľ pripisuje emócie niečomu, čo nebolo napísané s týmto zámerom. Tí, ktorí nie sú oboznámení s e-mailom, môžu písať veľkými písmenami alebo používať nadmernú interpunkciu, aby zdôraznili niečo, neuvedomujúc si, že tieto prvky nesú emócie. To môže viesť k nesprávnej komunikácii, ktorá môže zbytočne poškodiť pracovné vzťahy.

Strata času

Email predstavuje príležitosť na rozptýlenie v práci. Zamestnanci môžu neoprávnene použiť pracovný e-mail na zasielanie osobných poznámok alebo vtipov do kancelárie. Aj keď e-mail zostane vhodný pre fungovanie, môže to byť rozptýlenie. Povedzme, že napríklad pracujete na projekte, a nechajte svojho e-mailového klienta otvoreného na pracovnej ploche - ak si prečítate každý e-mail, ktorý príde, reaguje na nejaký - projekt, ktorý by mohol trvať dve hodiny, môže trvať štyri. Aj keď môže byť kontrola e-mailov raz alebo dvakrát denne efektívnejšia a dostatočná, mnohí si myslia, že by im mohla uniknúť niečo dôležité, keby nekontrolovali svoju doručenú poštu neustále.

Problémy s odpojením

Výhodou e-mailu je, že k nemu máte ľahký prístup odkiaľkoľvek s pripojením na internet. Pre niektoré spoločnosti to môže byť tiež vážna nevýhoda, ktorá ohrozuje rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom zamestnancov. Zamestnanci, ktorí sú vždy v spojení s prácou, budú horieť rýchlejšie ako tí, ktorí si sami berú čas. Možno nemusia tráviť kvalitný čas so svojimi rodinami alebo priateľmi, a preto sa môžu cítiť viac stresovaní a menej naplnení.

Trvalý záznam

Tí, ktorí používajú e-mail na komunikáciu v rámci spoločností, sa musia starať, aby korešpondencia bola civilná a jasné. S e-mailom je ľahké odpísať rýchlu, nahnevanú odpoveď a odoslať ju bez premýšľania. Táto rýchla a nepriateľská reakcia je teraz zaznamenaná; nemôžete to vziať späť. Ak ho zamestnanci alebo zamestnávatelia dostanú na ďalšiu úroveň a povedia niečo urážlivé alebo nevhodné, mohlo by sa to použiť ako dôvod na prepustenie alebo dokonca ako dôkaz proti nim na súde. E-mail pridáva vrstvu rozpojenia, ktorá dáva ľuďom odvahu hovoriť veci, ktoré nemôžu povedať osobne alebo telefonicky.

• Predchádzajúca strana: Môžem poslať e-mailom môj denný kalendár v programe Microsoft Outlook?
• Ďalšia strana: Aké informácie možno nájsť prostredníctvom e-mailovej adresy niekoho?