Ako umiestniť dôverné oznámenie na koniec môjho e-mailu

Keďže väčšina e-mailových programov túži automaticky dokončiť navrhovaných príjemcov pri písaní e-mailovej adresy, je ľahké náhodne poslať e-mail nesprávnej osobe. Firemné e-maily často obsahujú citlivé informácie, ktoré by mohli mať nepriaznivú reakciu na spodný riadok spoločnosti, ak spadnú do nesprávnych rúk. Aj keď uvedenie upozornenia na dôvernosť na spodnú časť e-mailu nemusí mať právne záväzný účinok, informuje náhodných príjemcov o tom, že by nemali zdieľať informácie uvedené v e-maile. Pridaním oznámenia ako podpisu sa zabezpečí, že bude obsahovať každú odchádzajúcu správu.

Outlook 2010

Krok 1

Začnite vytvárať novú správu a potom otvorte kartu Správa na v hornej časti obrazovky.

Krok 2

Kliknite na ikonu „Podpis“ a potom vyberte možnosť „Podpis“. Otvorí sa nové okno.

Krok 3

Kliknite na "Nové" pod panelom v ľavom hornom rohu nového okna. Pomenujte „Oznámenie o dôvernom charaktere“.

Krok 4

Kliknite na „Oznámenie o dôvernom charaktere“ v ľavom hornom paneli a potom do poľa v dolnej polovici okna vložte text svojho oznámenia.

V poli „E-mailový účet“ vyberte e-mailový účet, s ktorým chcete podpis používať, a kliknutím na tlačidlo „OK“ oznámenie uložte.

Thunderbird

Krok 1

Otvorte Thunderbird. Kliknite na „Nástroje“ a potom na „Nastavenia účtu“.

Krok 2

V navigačnom stĺpci kliknite na názov svojho e-mailového účtu.

Krok 3

Zadajte oznámenie o dôvernosti v poli „Podpisový text“ v strede okna.

Kliknite na „OK“

Gmail

Krok 1

Otvorte webový prehľadávač a prihláste sa do svojho Gmailu účet.

Krok 2

Kliknutím na obrázok ozubeného kolieska v hornej časti obrazovky otvorte ponuku nastavení Gmailu. Kliknite na položku „Nastavenia pošty“. Otvorí sa stránka Nastavenia pošty s vybratou kartou Všeobecné.

Krok 3

Prejdite nadol po stránke, kým sa nedostanete na časť „Podpis“ na karte Všeobecné.

Krok 4

Vyberte prepínač vedľa svojej adresy Gmail. Do zobrazeného poľa zadajte svoje oznámenie o dôvernom zaobchádzaní.

Kliknite na tlačidlo „Uložiť zmeny“ v dolnej časti stránky.

Tipy

Univerzita medicíny a zubného lekárstva v New Jersey ponúka vzorové oznámenie o dôvernom zaobchádzaní, ktoré vy môže použiť:

"OZNÁMENIE O DÔVERNOSTI: Táto e-mailová komunikácia môže obsahovať súkromné, dôverné alebo zákonom chránené informácie určené výhradne pre použitie určeným a /alebo riadne oprávneným príjemcom. Ak nie ste zamýšľaným príjemcom alebo máte Ak ste tento e-mail dostali omylom, okamžite o tom informujte odosielateľa e-mailom a natrvalo vymažte všetky kópie tohto e-mailu vrátane všetkých príloh bez ich prečítania. Ak ste zamýšľaným príjemcom, zabezpečte obsah spôsobom, ktorý zodpovedá všetkým príslušným stavom a /alebo federálne požiadavky týkajúce sa súkromia a dôvernosti takýchto informácií. “

• Predchádzajúca strana: Ako posielať e-mailom viac stránok v prílohe
• Ďalšia strana: Ako zistiť, kedy sa naposledy niekto prihlásil na účet AOL