Aký je rozdiel medzi úlohou a procesom, pokiaľ ide o riadenie projektu?

Zatiaľ čo výrazy „úlohy“ a „proces“ sa často používajú vzájomne zameniteľne v každodennej konverzácii, v projektovom riadení majú zreteľný význam:

Úloha:

* Definícia: Konkrétna, dobre definovaná práca, ktorú je potrebné dokončiť, aby sa dosiahol cieľ projektu. Je to najmenšia jednotka práce, ktorú je možné priradiť, sledovať a spravovať. Myslite na to ako na akčnú položku.

* Charakteristiky:

* Hmatateľné a použiteľné: Jasne definované so začiatkom a koncovým bodom. Zahŕňa to niečo konkrétne.

* merateľné: Pokrok sa dá ľahko sledovať a úlohu možno považovať za úplnú alebo neúplnú.

* Priradené: Zvyčajne pridelené konkrétnemu jednotlivcovi alebo tímu.

* Časovo viazaný: Má odhadované trvanie alebo termín.

* Časť väčšieho cieľa: Prispieva k celkovým cieľom projektu.

* Príklady:

* "Napíšte úvod do marketingovej brožúry."

* „Navrhnite používateľské rozhranie pre mobilnú aplikáciu.“

* „Vykonajte analýzu konkurencie.“

* „Naplánujte si stretnutie s klientom.“

Proces:

* Definícia: Séria vzájomne prepojených úloh alebo krokov vykonaných v špecifickej sekvencii na dosiahnutie špecifického výsledku. Je to opakovateľný a štandardizovaný spôsob, ako niečo robiť. Procesy sa týkajú * Ako sa veci robia.

* Charakteristiky:

* Štruktúrované a štandardizované: Sleduje definovanú sadu krokov.

* opakovateľné: Môže sa vykonávať neustále v priebehu času.

* môže zahŕňať viac úloh: Pozostáva z niekoľkých individuálnych úloh.

* výstupne: Zamerané na produkciu konkrétneho výsledku.

* Zamerajte sa na efektívnosť a konzistentnosť: Navrhnuté na optimalizáciu výkonu a zabezpečenie kvality.

* Príklady:

* „Proces riadenia zmien“ (zahŕňa úlohy, ako je hodnotenie vplyvu, plánovanie komunikácie, školenie a implementácia)

* „Proces obstarávania“ (zahŕňa úlohy, ako je identifikácia potrieb, získavanie ponúk, hodnotenie návrhov a udeľovanie zmlúv)

* „Proces vývoja softvéru“ (zahŕňa úlohy, ako sú zhromažďovanie požiadaviek, dizajn, kódovanie, testovanie a nasadenie)

* „Proces na palube“ (zahŕňa úlohy, ako je príprava papierovania, predstavenie členov tímu a poskytovanie výcviku)

Kľúčové rozdiely sú zhrnuté:

| Funkcia | Úloha | Proces |

|----------------|------------------------------------------|------------------------------------------------|

| rozsah | Menšia individuálna akcia Väčšia séria vzájomne prepojených akcií

| Focus | Čo je potrebné urobiť Ako sa veci robia, opakovateľná metóda

| Účel | Dosiahnite konkrétny, okamžitý výsledok Stanovte konzistentný a efektívny spôsob práce

| Opakovateľnosť | Typicky sa neopakuje (jedinečný pre moment) Navrhnuté tak, aby sa opakovane opakovalo

Premýšľajte o tom takto:

* A úloha je ako jediná tehla.

* A proces je ako plán a metóda použitá na položenie týchto tehál na vybudovanie steny. Stena je výsledkom.

Ako sa navzájom vzťahujú:

Procesy sú často * zložené * z úloh. Proces popisuje * ako * niečo robiť, zatiaľ čo úlohy sú * špecifické akcie * prijaté na vykonanie tohto procesu. V projektovom manažmente spravujete tak procesy aj úlohy, aby ste zabezpečili úspešné doručenie projektu.

Na záver:

Pochopenie rozlíšenia medzi úlohami a procesmi je rozhodujúce pre efektívne plánovanie, vykonávanie a kontrolu projektu. Rozdelenie projektu na zvládnuteľné úlohy a definovanie jasných procesov pomáha zabezpečiť, aby boli všetci na tej istej stránke, zdroje sa efektívne prideľujú a ciele projektu sa úspešne dosahujú.

• Predchádzajúca strana: Aké faktory sa berú do úvahy pri poskytovaní odhadu heuristických nákladov pre projekt? 
• Ďalšia strana: Aké sú očakávané náklady na implementáciu nového plánu projektu?