Ako udržať kontrolu dokumentov

dokumenty majú oveľa väčšiu pohyblivosť než oni ešte pred 10 rokmi , a to je pre zamestnancov príliš jednoduché používanie nesprávnych dokumentov , pre utajovaných materiálov sa dostať do nesprávnych rúk alebo stratiť stopu potrebné informácie . Ak máte pochopiť tok práce prostredníctvom vašej organizácii , môžete vytvoriť systém , ktorý kanály informácií , ktoré majú ľuďom , ktorí ju potrebujú a ktoré uzatvára ďalšie kanály , aby sa tento materiál bude v smere , ktorý môže bažine , alebo dokonca utopiť svojho podnikania . Pokyny dovolená 1

Priradenie parametrov zabezpečiť vaše informácie o rozhodovanie o tom , ktoré členmi organizácie skutočne potrebovať prečítať dokument a ktorí musia byť schopní upraviť .
2

Nastavenie povolení vo vlastnostiach programu v dokumente , ako je kliknutie na tlačidlo hlavnej ponuky aplikácie Microsoft Word a skúma možnosti Vlastnosti programu je vybrať také podrobnosti , ako kto môže zdieľať dokument , ktorý môže pridávať komentáre a ktorí môžu odovzdávať ho .

3

Kliknite na menu Vlastnosti , ako ste v kroku 2 nastavte sledovania , ktorý vám povie , či bol dokument odovzdaný , kedy a komu .
4

Zadajte Vlastnosti znova nastaviť kontrolu verzie , ktorá vám umožní prístup k ovládacie prvky , ktoré budú sledovať z týchto verzií a samotné prevedenie .
5

Nastavte možnosti v dialógovom okne Vlastnosti k zasielaniu informácií o zdroji informácií , a to aj ak by ste chceli prijať ju do svojho systému , ak pracujete s dokumentom z mimo vašu organizáciu .
6

nastaviť dátumov uplynutia platnosti Použite možnosti vlastníctva programových prístupu , ako je napríklad zúženie užívateľa čítať dokument v určitom časovom období . Zamestnávať túto možnosť , aby vám informácie , ako či príjemca bol otvorený , alebo si niečo prečítať , a či treba im pripomenúť , aby prijali opatrenia .
7

Odvolanie povolenia na prístup k dokumentu , za podmienok , ktoré ste nastavili vo vlastnostiach v takých situáciách , ako je ukončenie zamestnanca , ktorí by mohli používať tento dokument , zatiaľ čo v práci .
8

Nastavte svoj ​​systém tak , aby konzistentné úpravy zmeny naprieč systémy tak , aby všetky kópie sú ovplyvnené naraz či sú on - line alebo off a alebo dokonca v iných počítačoch .

• Predchádzajúca strana: Microsoft Application Specialist Certifikácia 
• Ďalšia strana: Ako postaviť Diagram toku dát