Môžete použiť spoločnosť Microsoft Word na vytvorenie databázovej pomoci Spravovať a sledovať veľkú zbierku súvisiacich údajov?

Zatiaľ čo Microsoft Word je primárne aplikácia na spracovanie textu, môžete ju použiť na vytvorenie základnej databázy na správu a sledovanie malých zbierok súvisiacich údajov. Avšak nie je to vyhradený systém správy databáz Rovnako ako Access, SQL Server alebo iné a jeho schopnosti sú obmedzené.

Tu je návod, ako môžete použiť Word na základnú správu údajov:

1. Tabuľky:

* Vytvorte tabuľky pomocou tabuľky vložte> Tabuľka funkcia.

* Štruktúru tabuľky pomocou príslušných stĺpcov a riadkov pre vaše údaje.

* Používajte nástroje na formátovanie Aby boli vaše údaje čitateľnejšie.

* Môžete triediť a filtrovať údaje v tabuľke pomocou vstavaných funkcií.

2. Automatext a stavebné bloky:

* Použite autotext Vytvorenie opakovane použiteľných útržkov textu, ktoré je možné vložiť do vašej tabuľky, uľahčuje vstup do opakujúcich sa údajov.

* Vytvorte stavebné bloky ukladať väčšie časti obsahu súvisiace s vašimi údajmi, ako sú vopred definované nadpisy alebo vzorce.

3. Zlúčenie pošty:

* Mail zlúčenie Umožňuje vám kombinovať údaje z tabuľky so šablónou dokumentu Word.

* Na základe údajov v tabuľke môžete použiť na vytvorenie viacerých dokumentov, ako sú štítky, listy alebo správy.

4. Analýza údajov:

* Slovné ponuky Obmedzené nástroje na analýzu údajov ako sú základné výpočty (súčet, priemer atď.) a schopnosť vytvárať grafy a grafy.

Existujú však významné obmedzenia používania programu Word pre správu databáz:

* Obmedzené spracovanie údajov: Slovo nie je navrhnuté pre veľké súbory údajov a výkon môže trpieť väčšími tabuľkami.

* Žiadne relačné schopnosti: Slovo nepodporuje vzťahy medzi rôznymi tabuľkami, čo sťažuje riadenie zložitých dátových štruktúr.

* Nedostatok bezpečnosti a integrity údajov: Word neponúka rovnakú úroveň funkcií zabezpečenia údajov a integrity ako vyhradené databázové systémy.

* Žiadny dotazový jazyk: Na získanie konkrétnych údajov z vašej tabuľky nemôžete použiť SQL alebo iné jazyky dotazov.

Pre väčšie alebo zložitejšie súbory údajov sa dôrazne odporúča používať špecializovaný systém správy databáz. Tieto systémy ponúkajú väčšiu kapacitu na spracovanie údajov, relačné schopnosti, bezpečnosť a pokročilejšie funkcie analýzy údajov.

V súhrne môžete použiť Word na základnú správu údajov, ale jeho obmedzenia ho robia nevhodným pre veľké alebo zložité súbory údajov. Pre robustnejšie riešenia zvážte špecializované systémy na správu databáz.

• Predchádzajúca strana: Čo sa používa na zdroj automatizácie údajov? 
• Ďalšia strana: Čo je podobnosť v systéme správy databáz a operačného systému?