Vitajte na [www.pocitac.win] Pripojiť k domovskej stránke Obľúbené stránky
i. Vstup a spracovanie údajov:
* Pravidlá overenia údajov: Vymažte postupy na overenie vstupu údajov v každej fáze. To zahŕňa kontroly:
* Typ údajov: Zabezpečenie zadávania čísel ako čísel, dátumov ako dátumov atď.
* Kontroly rozsahu: Obmedzujúce hodnoty na prijateľné rozsahy (napr. Množstvo nemôže byť záporné).
* Kontroly konzistencie: Overenie, že súvisiace dátové body súhlasia (napr. Debetné a úverové položky musia byť vyrovnané).
* Kontrola úplnosti: Zabezpečenie vyplnenia všetkých potrebných polí.
* ovládacie prvky: Obmedzenie prístupu k systému a špecifických funkcií založených na úlohách a zodpovednostiach (segregácia povinností). Tým sa zabráni neoprávnenému zadávaniu, zmenám alebo vymazaniu údajov. Použitie jedinečných používateľských mien a silných hesiel je rozhodujúce.
* Audit Trails: Udržiavanie podrobných protokolov všetkých transakcií, vrátane toho, kto vykonal zmeny, kedy a aké zmeny boli vykonané. To umožňuje sledovanie a vyšetrovanie chýb alebo nezrovnalostí.
* Postupy manipulácie s chybami: Vymažte kroky, ktoré chcete postupovať, keď sa zistia chyby počas zadávania alebo spracovania údajov. Zahŕňa to postupy na nápravu chýb, zdokumentovanie opráv a v prípade potreby eskalujúce problémy. To by malo obsahovať postupy na zvrátenie transakcií.
* zálohovanie a obnovenie údajov: Pravidelné zálohy účtovných údajov na zabezpečenie integrity údajov a kontinuity podnikania v prípade zlyhaní systému alebo straty údajov. To by malo zahŕňať zálohy mimo pracoviska na zotavenie po katastrofe.
* zabezpečenie údajov: Implementácia robustných bezpečnostných opatrení na ochranu účtovného systému pred neoprávneným prístupom, vírusmi, škodlivým softvérom a kybernetickými útokmi. Zahŕňa to brány firewall, antivírusový softvér a pravidelné aktualizácie zabezpečenia.
II. Zmierenie a správy:
* Postupy zmierenia: Pravidelné zmierenie účtovných záznamov so zdrojovými dokumentmi (napr. Bankové výkazy, faktúry). Mali by sa definovať jasné časové harmonogramy a zodpovednosti za zmierenie.
* Overenie správy: Postupy na preskúmanie a overovanie presnosti účtovných správ vytvorených systémom. To môže zahŕňať porovnanie správ s predchádzajúcimi obdobiami a skúmanie akýchkoľvek významných odchýlok.
* Výkaz výnimiek: Systém by mal generovať správy, ktoré zdôrazňujú neobvyklé alebo potenciálne chybné transakcie, čo uľahčuje včasnú identifikáciu a opravu problémov.
iii. Personál a školenie:
* Požiadavky na spôsobilosť: Definovanie potrebných zručností a znalostí pre jednotlivcov pracujúcich s účtovným systémom. Môže to zahŕňať špecifické účtovné kvalifikácie a skúsenosti so softvérom.
* Tréning: Komplexný školiaci program pre všetkých používateľov pri správnom zadávaní údajov, navigácii systému a postupoch spracovania chýb. Mal by sa poskytnúť pravidelné osviežovacie školenie.
* Priradenie zodpovednosti: Jasne definovanie úloh a zodpovedností za zadávanie údajov, overenie údajov, zmierenie a podávanie správ. To podporuje zodpovednosť a pomáha predchádzať chybám.
iv. Neustále zlepšovanie a recenzia:
* Pravidelné audity: Pravidelné interné a externé audity účtovného systému s cieľom posúdiť jeho presnosť, efektívnosť a dodržiavanie príslušných predpisov.
* aktualizácie systému: Pravidelná aktualizácia účtovného softvéru a hardvéru s cieľom zabezpečiť optimálny výkon a bezpečnosť.
* Preskúmanie politiky: Pravidelné preskúmanie a aktualizácia postupov a politík, ktoré odrážajú zmeny v obchodných operáciách, technológiách a regulačných požiadavkách.
Implementáciou týchto funkcií môžu organizácie významne zlepšiť presnosť a spoľahlivosť svojich počítačových účtovných systémov, znížiť riziko chýb a zvýšiť integritu svojich finančných údajov.