Aké sú typy informačných systémov založených na papieroch?

Informačné systémy založené na papieroch, hoci sú zdanlivo jednoduché, možno kategorizovať rôznymi spôsobmi v závislosti od ich účelu, štruktúry a zložitosti. Neexistuje všeobecne dohodnutá formálna taxonómia, ale môžeme ich široko zoskupiť nasledovne:

1. Na základe štruktúry a organizácie:

* jednoduché registračné systémy: Jedná sa o najzákladnejšie, zahŕňajúce priečinky, štítky a potenciálne abecedné alebo chronologické usporiadanie. Príklady zahŕňajú príjmy z osobných výdavkov, úlohy odstupňovaného študenta alebo systém podávania faktúry malého podniku.

* kódované registračné systémy: Tieto používajú štruktúrovanejší kódovací systém (číselné, alfanumerické alebo subjektové) na organizovanie informácií pre rýchlejšie získavanie. Knižnice často využívajú variácie.

* systémy indexových kariet: Informácie sa zaznamenávajú na jednotlivých kartách, ktoré môžu byť krížovo referenčné a kategorizované pomocou rôznych metód. Bola to veľmi častá metóda pre poskytovanie osobných záznamov a výskum pred digitálnymi databázami.

* viazané dokumenty: Patria sem knihy, správy, príručky a ďalšie dokumenty, kde sú informácie trvalo opravené v sekvenčnom poradí. Aj keď je technicky systém, vyhľadávanie sa spolieha na vedomie, kde sa informácie nachádzajú v dokumente.

2. Na základe funkcie alebo účelu:

* Systémy vedenia záznamu: Používa sa na sledovanie udalostí, transakcií alebo iných dátových bodov v priebehu času. Príklady zahŕňajú lekárske grafy pacientov, spisy zamestnancov alebo účtovnícke knihy spoločnosti.

* systémy na získavanie informácií: Sú navrhnuté tak, aby uľahčovali nájdenie konkrétnych informácií v rámci zhromažďovania dokumentov. Katalógy knižníc (pred digitalizáciou) sú klasickým príkladom.

* Komunikačné systémy: Aj keď sa tu používajú predovšetkým na prenos informácií, tu sú zahrnuté papierové systémy, ako sú poznámky, listy a správy.

* systémy na podporu rozhodovania: Aj keď sú na porovnanie informácií na prijímanie rozhodnutí použité papierové systémy menej efektívne ako digitálne systémy. Zvážte brainstormingovú reláciu pomocou flip grafov a lepkavých tónov.

3. Na základe úrovne formalizácie:

* Neformálne systémy: Toto sú často ad-hoc systémy s nekonzistentnou organizáciou. Pomyslite na hromadu príjmov na stole.

* formálne systémy: Majú preddefinované pravidlá, postupy a systémy kódovania na zabezpečenie konzistentnej organizácie a vyhľadávania. To by mohlo zahŕňať podrobnú príručku podania pre archív veľkej organizácie.

Je dôležité poznamenať, že mnoho systémov založených na papieri spája aspekty týchto kategórií. Napríklad systém vedenia záznamov spoločnosti môže použiť kódovaný systém registra na efektívne získavanie personálnych súborov. Kľúčovou cestou je to, že hoci chýbajú sofistikovanosť digitálnych systémov, papierové systémy poskytujú štruktúrované spôsoby správy informácií, aj keď často menej efektívne.

• Predchádzajúca strana: Aké národné štátne normy je možné splniť pomocou tabuľky? 
• Ďalšia strana: Čo je šikmé v tabuľke?