Ako adresovať e-mail niekomu, koho nepoznáte

Veľa obchodnej komunikácie sa používalo na úvodnú ruku, ale už to tak nie je. V 21. storočí máte šancu „stretnúť sa“ a komunikovať s mnohými obchodnými a osobnými kontaktmi bez toho, aby ste videli ich tváre. Mnohé z týchto interakcií začínajú e-mailovou komunikáciou. Ak musíte napísať e-mail osobe, ktorú nepoznáte, postupujte podľa niekoľkých základných pravidiel, aby ste si boli istí, že zostanete profesionálni a neurazíte.

Krok 1

Napíšte stručný text predmet, ktorý popisuje, prečo píšete tejto osobe. Keďže osobu nepoznáte, budete musieť mať jasno v tom, prečo píšete. Ľudia dostávajú veľa spamu do svojej doručenej pošty, takže ak máte osobné alebo obchodné spojenie, môže byť užitočné uviesť ho v predmete správy.

Krok 2

Použite výraz „pani“. alebo „pán“ a priezvisko osoby v pozdrave. Nikdy predpokladať, že žena je vydatá, pokiaľ si nie ste istí, že je; „Pani“ je neutrálnejší spôsob, ako osloviť ženu. Ak si nie ste istí pohlavím osoby, hádajte; namiesto toho použite meno a priezvisko osoby. Môžete sa rozhodnúť používať výraz „Vážený pán“, ako by ste chceli, rovnako ako v časti „Vážený pán Smith“, ale môžete tiež vynechať výraz „Vážený pán“ a jednoducho napísať „Pán Smith:“. Všimnite si, že pri použití výrazu „Vážený“ budete potrebovať čiarku a ak nie, dvojbodka. V prvom riadku e-mailu opíšte dôvod, pre ktorý píšete, alebo spojenie, ktoré máte s danou osobou. Mnoho ľudí sa nedostane za prvý riadok e-mailu, ak predpokladá, že ide o nevyžiadanú poštu; podobne, niektorí ľudia čítajú svoje e-maily na mobilných zariadeniach, ktoré pri zobrazení e-mailov vo formáte zoznamu niekedy zobrazujú iba prvý riadok e-mailu. Ak vopred uvediete svoj úmysel, s väčšou pravdepodobnosťou dostanete odpoveď.

Tip

Pri písaní ľuďom, ktorých nepoznáte, zostaňte srdeční, ale skúste e-mail skrátiť a k veci. Pri rozvíjaní vzťahu s človekom môže byť vhodnejšie zahrnúť vtipy alebo emotikony, ale zatiaľ zostaňte profesionálmi, kým nezískate predstavu o povahe svojho vzťahu.

• Predchádzajúca strana: Ako napísať obchodný e-mail a pripraviť obedové stretnutie
• Ďalšia strana: Čo robiť, keď pošlete e-mail so zlým životopisom?